Wat er meestal misloopt zonder koppeling

Een webshop en een boekhoudpakket zijn allebei goede, bewezen producten. Het probleem zit zelden in een van beide apart. Het zit in het gat ertussen. Zonder koppeling betekent dat: iemand logt wekelijks of dagelijks in op de webshop en noteert of kopieert elke nieuwe bestelling. Die persoon typt ze dan over in het boekhoudpakket als factuur of boeking.

Dat is foutgevoelig. Een verkeerd overgetypt bedrag of een gemiste bestelling valt vaak pas op bij het afsluiten van een periode. Het is precies het soort herhaalwerk dat oploopt naarmate een webshop groeit.

Hoe de koppeling technisch in elkaar zit

De meeste webshopplatformen bieden een API aan. Dat is een technische verbinding waarmee twee programma’s automatisch gegevens kunnen uitwisselen, zonder dat iemand het met de hand moet overtypen. Via die API zijn bestellingen, klantgegevens en betaalstatussen op te vragen. De meeste boekhoudpakketten bieden op hun beurt een API aan om facturen of boekingen aan te maken. Een koppeling verbindt die twee: nieuwe bestellingen in de webshop worden automatisch omgezet naar het juiste boekingsformaat in de boekhouding, zonder dat iemand daar manueel tussen moet zitten.

Concreet komt daar meestal bij kijken: welke bestelstatus telt als “definitief” en mag dus geboekt worden? Hoe worden kortingen of verzendkosten correct in de boeking meegenomen? En welk btw-tarief hoort bij welk land, bij verkoop over de grens? Dat laatste is vaak het onderdeel dat het meeste uitzoekwerk vraagt, niet de technische verbinding zelf.

Wat dat in de praktijk oplevert

Eenmaal die koppeling draait, verschijnt een bestelling in de webshop automatisch als correcte boeking in het boekhoudpakket, zonder dat iemand ze nog manueel hoeft over te typen. Dat is exact het soort taak dat bij Kufu terugkomt als documenten en facturen automatisch uitlezen: niet de bestelling zelf verdwijnt, wel het overtypen ervan.

Wat als de twee systemen geen standaardkoppeling hebben

Sommige combinaties van webshopplatform en boekhoudpakket hebben al een kant-en-klare, ingebouwde koppeling. Die is meestal de snelste en goedkoopste weg. Het is ook het eerste wat het waard is om zelf na te gaan bij beide leveranciers, voor er iets op maat gebouwd wordt.

Bestaat die niet, of dekt ze niet wat u nodig hebt (bijvoorbeeld een specifieke manier van boeken die uw boekhouder vraagt), dan is een koppeling op maat de overblijvende optie.

Wat dat kost en hoe lang het duurt

Bij Kufu start dat met Twee dagen (€1.300, excl. btw): welke twee systemen het precies zijn, of ze een bruikbare API hebben, en hoeveel werk de btw- en boekingslogica vraagt. Is de koppeling zelf meer dan een paar uur werk, dan bouwen Vijf dagen (€3.250) ze verder af tot iets dat zelfstandig blijft draaien. Een uitgebreidere blik op wat die kost precies bepaalt, staat in wat kost het om twee systemen aan elkaar te koppelen?

Kan dit ook zonder een consultant?

Soms wel. Bestaat er een kant-en-klare koppeling tussen uw specifieke webshopplatform en boekhoudpakket, of lost een tool als Zapier of Make het probleem voldoende op? Dan is dat de snellere en goedkopere weg. Lees kan ik dit zelf oplossen met Zapier of Make? voor wanneer dat volstaat. Een koppeling op maat heeft vooral zin wanneer uw btw-situatie, boekingswijze of volumes te specifiek zijn voor wat die standaardtools aankunnen.

Waar te beginnen

Ga eerst zelf na of uw webshopplatform en boekhoudpakket een officiële koppeling of app-marktplaats hebben. Dat kost een half uur zoekwerk en bespaart mogelijk het hele traject.

Vindt u niets passends, of weet u niet goed hoe u dat moet beoordelen? Dan is een gratis kennismaking van een half uur de snelste manier om dat samen te bekijken, met een concreet vervolg als daar iets uit komt.