De drie dingen die de kost bepalen

Er bestaat geen vast tarief voor “twee systemen koppelen”, omdat de kost bijna volledig afhangt van drie factoren, niet van hoeveel systemen het zijn.

Heeft elk systeem een API, de technische ingang waarlangs twee systemen automatisch gegevens uitwisselen? De meeste moderne boekhoudpakketten, CRM’s en webshopplatformen hebben er een. Oudere, zelfgebouwde of zeer specifieke software soms niet. Dan verandert de opdracht van “twee systemen verbinden” naar “een omweg zoeken”, zoals verder in dit artikel beschreven staat.

Is die API goed gedocumenteerd? Een API die duidelijk beschrijft welke gegevens waar ophaalbaar zijn, scheelt dagen werk tegenover een API die enkel via trial-and-error te doorgronden is, of waarvan de documentatie verouderd is.

Komen de gegevensmodellen overeen? Heet een klant in systeem A hetzelfde als in systeem B, en betekent een “status” in het ene systeem hetzelfde als in het andere? Hoe meer die modellen van elkaar verschillen, hoe meer vertaalwerk er nodig is tussen de twee. Dat vertaalwerk is vaak het onderschatte deel van een koppeling, meer nog dan het technische verbinden zelf.

Geen van deze drie maakt een koppeling onmogelijk. Ze bepalen wel of het een kwestie van een paar uur is, of van een paar dagen gericht werk.

Heeft Kufu hiervoor een vaste prijs?

Niet per koppeling apart. Wel voor het traject errond. Twee dagen (€1.300, excl. btw) brengt eerst in kaart welke systemen het zijn, of ze een API hebben, en hoeveel werk de koppeling realistisch vraagt. Daar hoort al één klein, werkend onderdeel bij, als bewijs dat het kan. Blijkt de koppeling meer dan twee dagen werk, dan bouwen Vijf dagen (€3.250) ze effectief af. Wie er nadien nog aan wil bijsturen, doet dat via Losse dagen tegen €650 per dag.

Dat is geen aparte offerte per systeempaar. Het is wel een eerlijke afspraak: het traject wordt niet stilzwijgend uitgerekt om een vast bedrag te verantwoorden. Blijkt twee dagen ruim voldoende, dan stopt het daar ook.

Wanneer wordt het duurder dan verwacht

Meestal zit de meerkost niet in de techniek zelf. Ze zit in wat er omheen hangt: authenticatie die per systeem anders werkt, foutafhandeling wanneer een van de twee systemen tijdelijk niet bereikbaar is, of gegevens die niet netjes overeenkomen. Dat soort details duwt de kost sneller omhoog dan het aantal systemen op zich. Ook hier geldt: rommelige of inconsistente data in een van beide systemen kost meer tijd dan de koppeling zelf. Zie ook is onze data klaar voor AI?

Hoe dat er in de praktijk uitziet

Een veelvoorkomend voorbeeld is een webshop en een boekhoudpakket die niet met elkaar praten, waardoor iemand elke week bestellingen manueel overtypt. Zijn beide systemen bekend en hebben ze een redelijke API, dan is dat vaak binnen Twee dagen al concreet op te lossen of ten minste volledig uit te tekenen. Meer over dit specifieke geval leest u in hoe koppel ik mijn webshop aan mijn boekhouding?

Wat als een van de twee systemen geen API heeft?

Dan is een directe koppeling niet mogelijk. Dat betekent niet automatisch dat er niets kan. Alternatieven zoals een geautomatiseerde uitlezing van exports, of een tussenlaag die gegevens overneemt op een andere manier, komen dan in beeld, met hun eigen voor- en nadelen. Dat scenario, en wat er wel en niet mee opgelost raakt, staat uitgebreider beschreven in wat is een API-koppeling, en waarom lukt het niet altijd?

De snelste manier om het zelf te weten

Voor u een koppeling laat bouwen, door Kufu of iemand anders, loont het om zelf twee dingen na te gaan. Heeft leverancier X van systeem A een API? En heeft leverancier Y van systeem B er een? Vaak staat het antwoord al in de documentatie of de helpdesk van beide leveranciers. Is dat antwoord onduidelijk, of weet u niet goed wat u ermee moet? Dan is dat precies het soort vraag die in een half uur gratis kennismaking snel te beantwoorden is. Er hangt dan nog geen traject aan vast.